Каждый человек осознает необходимость в планировании тогда, когда дел становится настолько много, что кажется, невозможно все успеть. Для меня этот момент настал в студенческие годы, когда для достижения поставленной цели мне необходимо было пойти на работу.

Так как планирование призвано оптимизировать наше время таким образом, чтобы осталась минутка и на себя, нет смысла тратить на него больше 5-10 минут в день. Поэтому каждому следует выбрать тот способ планирования, который:

  1. Не будет занимать много времени.
  2. Будет удобным в любом месте, в любое время.

Благодаря техническому прогрессу планировать теперь можно не только в ежедневнике, хотя этот традиционный способ является наиболее удобным для многих. Пожалуй, у каждого делового человека уже давно есть планшеты, смартфоны и другие органайзеры, где можно вести электронный календарь.

Итак, давайте разберем наиболее популярные способы планирования рабочего дня и выясним, какие преимущества и недостатки есть у каждого из них.

Планирование в ежедневнике

Как планировать?

Сразу скажу, что описанный ниже способ планирования по сути используется всегда, не зависимо от того, какой гаджет вы выберите.

0. Планирование следующего дня должно всегда происходить накануне. За ночь вы сможете переварить все предстоящие дела и утром будете вставать с четким планом действий, который позволит вам начать дела сразу, а не тянуть до последнего.

1. На отдельном листе выписываем все, что необходимо сделать в течение дня. Пишем весь поток сознания. Анализировать и отсеивать будем потом.

2. Теперь все дела необходимо распределить по времени. Начинаем с обязательных, таких как работа, поход в больницу, забрать ребенка из детского сада. Далее ищем возможность и размещаем менее важные, но не менее срочные дела в свободные промежутки времени. Для распределения дел по важности и срочности можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

3. Оставшийся список дел распределяем на два: а) то, что нужно мне, б) то, что нужно другим. Нередко бывает так, что мы тратим слишком много времени на решение проблем других людей. Например, просьбы друзей встретить их родственников из аэропорта. Вы не должны делать что-то в ущерб себе. Поэтому при планировании сначала распределяйте дела из группы а), а только потом из группы б). Остальное смело выкидывайте.

блокнот

Преимущества:

  • простота — не нужно разбираться со сложными приложениями, легко делать пометки;
  • дешевизна — не нужно покупать дорогой смартфон или планшет, можно даже обойтись без ежедневника, заменив его простой тетрадью;
  • возможность творчества — все записи можно выделять различными цветами, дополнять изображениями, наклейками, рисунками и т.д.

Недостатки:

  • всегда нужно носить с собой — если ваш ежедневник слишком громоздкий, это может стать настоящей проблемой;
  • недолговечность — бумажный ежедневник может легко порваться или испачкаться при неаккуратном использовании.

Планирование в приложении для смартфона

смартфонКак выбрать приложение?

1. Старайтесь найти приложение с гибкими настройками, т.е. с возможностью настраивать приложение «под себя».

2. Обратите внимание на интерфейс: удобно ли просматривать недельный и месячный список задач, задачи на каждый день, можно ли делать заметки.

3. Читайте комментарии — отзывы простых пользователей расскажут вам больше, чем даже самое лучшее описание создателей приложения.

Вот примеры неплохих приложений:

Как планировать?

При планировании с помощью приложения принцип остается таким же как для ежедневника. Но здесь вы можете обойтись без дополнительного выписывания задач, сразу занося их в календарь, а затем перетаскивая в нужном порядке и удаляя лишнее.

Преимущества

  • практически невозможно забыть — смартфон/планшет всегда с собой;
  • оповещения — можно настроить звуковые напоминания о важных делах и встречах;
  • удобство — просто вносить изменения без лишних зачеркиваний в отличие от бумажного органайзера;
  • конфиденциальность — при наличии пароля в смартфоне/планшете или приложении, список ваших задач будет доступен только вам.

Недостатки

  • если ваш смартфон разрядился и нет возможности его зарядить, приложение становится недоступным вместе со всем списком задач.
  • если вы сумели забыть ваш девайс, задачи также становятся недоступными.

Планирование в календаре Google

Google календарь является, на мой взгляд, наиболее удобной системой для планирования. Лично я пользуюсь им уже несколько лет.

Как планировать?

Процесс планирования в календаре Google — это очень простой и быстрый процесс. В два клика здесь можно запланировать не только ближайший день, но и целый год благодаря возможности копирования.

Если у вас есть дела, которые вы выполняете регулярно в одно и то же время, например, ходите на работу с понедельника по пятницу, вам достаточно один раз задать это в календаре и продублировать по заданным условиям.

Преимущества

  • гибкость настроек — система является очень гибкой и интуитивно понятной;
  • интеграция — есть возможность интеграции календаря с различными устройствами;
  • оповещения — также как и в приложении можно настраивать напоминания о важных делах и встречах;
  • невозможно забыть — даже если вы оставили все свои девайсы дома, вам нужно лишь помнить логин и пароль от своего аккаунта Google и доступ в интернет, чтобы получить доступ к своим задачам;
  • конфиденциальность — при установке жестких настроек, календарь может просматривать только владелец аккаунта. Но также существует возможность сделать его доступным определенным лицам или общедоступным.

Недостатки

  • необходимо наличие аккаунта в Google — фактически не является недостатком, так как процесс регистрации занимает 5-7 минут, а экономия времени при его использовании несоизмеримо большая;
  • для корректной работы календаря необходимо подключение к интернету. При интеграции со смартфоном может работать и без интернета, но производимые изменения в календаре не будут сохраняться.

Не имеет значения, какой способ ежедневного планирования вы выберите. Главное, чтобы он помогал вам оптимизировать ваше время и добиваться поставленных целей. А я желаю вам удачи! 🙂

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...